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Spécifiquement conçu pour traiter les opérations des sociétés de taxis, Smart Fleet permet de :
- Gérer et distribuer les courses
- Localiser et suivre en temps réel la flotte de véhicules
- Communiquer et rester en contact avec les équipes du terrain
- Etre alerté en cas d’urgence et assurer ainsi la sécurité des équipes
- Maîtriser toutes les étapes et tous les éléments de l’activité
- Analyser et optimiser la productivité
Une solution simple et flexible qui intègre trois éléments de base :
- Un serveur Web avec l’application Smart Fleet accessible de n’importe quel PC connecté à Internet
- Des postes d’opérateurs connectés simultanément au serveur via Internet
- Du matériel embarqué à l’intérieur des véhicules avec l’application Smart Fleet :
OPTION MOBILITE :
Terminal de données à écran tactile avec interface de communication intégrée (module GPS, modem GSM/GPRS, etc.).OPTION SECURITE :
Boîtier compact de tracking avec interface de communication intégrée (module GPS et modem GSM/GPRS, etc.) connecté au terminal à écran tactile.
Prise de la commande (course)
L'opérateur saisit la demande du client à l'aide d'une base d'adresses prédéfinie et évolutive.
Il enregistre aussi les contraintes du client pour la course : type de véhicule, handicap, animaux, fumeur, bagages...
Distribution des courses
Smart Fleet identifie le(s) véhicule(s) le(s) mieux adapté(s) aux conditions de la course, suivant un algorithme de distribution (le véhicule plus proche, par zone géographique, etc.) et les règles de gestion de la société.
La course est proposée à un ou plusieurs véhicules préalablement identifiés par le système.
Après l’acceptation par le chauffeur, la course est attribuée automatiquement par Smart Fleet au véhicule identifié et les données complètes de la course s’affichent sur l’écran du terminal.
Chaque course peut être attribuée à un véhicule automatiquement par le système ou manuellement par l'opérateur.
Le système permet de proposer et d’attribuer une course par SMS et ensuite de la gérer en mode manuel par l’Opérateur.
Smart Fleet permet à tout moment de :
Connaître et visualiser la position de chaque véhicule sur une carte avec les paramètres de la course (adresse, statut, direction, etc.)
Connaître et suivre le statut de chaque course / véhicule : disponible, vers le client, client à bord, etc.
Avoir une vue d’ensemble des véhicules, zoomer sur un véhicule en particulier ou sur un groupe de véhicules défini
Visualiser et suivre en temps réel le déplacement de chaque véhicule (ou d’un groupe) et de visionner son (leur) parcours
Suivre l’exécution de l’ensemble des courses, estimer et mettre à jour la distance et la durée d’une course ainsi que le prix à payer par le client
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Gérer les réclamations éventuelles du client
Surveiller les statuts d’urgences : accident, bouchon, retard, etc.
Gérer les alertes
Accéder à l’historique de chaque course
Communiquer avec les chauffeurs par des messages prédéfinis ou en texte libre
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Pour assurer la sécurité du personnel et des véhicules et de leur exploitation, différentes alertes peuvent être définies et envoyées au centre de Contrôle et de communication :Alertes automatiquement envoyées par le système :
En cas de sortie non autorisée d’une zone, d’une région prédéfinies
En cas de modification de trajet
Sur l’activité des chauffeurs : visite médicale à effectuer, nombre d’heures travaillées, etc.
Sur l’activité des véhicules : date de prochaine visite technique et de prochaine révision, échéance de l'assurance, pièces à changer, réservations auprès du garage d'entretien, etc.
Alertes d’urgence envoyées par le chauffeur depuis le terminal embarqué dans le véhicule :
En cas d’accident
En cas de panne
En cas de bouchon, etc.
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Smart Fleet gère les réservations ponctuelles et périodiques (quotidiennes et hebdomadaires) pour une durée paramétrable et renouvelable.
Le système permet, pour les réservations périodiques, d’exclure certaines périodes.
Chaque réservation est automatiquement attribuée au véhicule par le logiciel ou manuellement par l'opérateur.
La gestion d’une réservation comporte aussi sa confirmation par le client pour que cette réservation devienne une course ou qu'elle soit annulée.
Le rappel pour la confirmation de la réservation se fait automatiquement.
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RESERVATIONS PAR INTERNETLes clients deviennent « des acteurs » actifs
Via votre site Web, SmartFleet permet aux clients d’effectuer des réservations en ligne, de suivre leurs états, leur exécution et la facturation, de consulter et modifier leurs données personnelles.
Les réservations sont simultanément visibles par le client et par l’opérateur.
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Des clients corporatifs et particuliers, ainsi que leurs abonnements sont gérés par le système.
Gestion d’un profil complet pour chaque client : nom, adresses, numéros de téléphone, e-mail, mode de paiement, kilomètres parcourus, etc.
Smart Fleet permet une recherche rapide d’un client selon les informations enregistrées : code client, nom, numéro de téléphone, etc.
Un système de suivi du nombre de commandes passées par chaque client est proposé afin d'établir son importance et, le cas échéant, lui proposer des avantages prédéfinis et paramétrables (promotions, priorité, etc.)
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Un abonné est considéré comme un client exclusif
En conséquence il obtient des services spécifiques et prioritaires :
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Smart Fleet propose la gestion de différents types de chauffeurs (salariés, contractants, sous-traitants, etc.) et de leurs véhicules. Chaque chauffeur est identifié par un code personnel.
Le système permet la gestion de véhicules utilisés par plusieurs chauffeurs par attribution d’un identifiant unique.
Les données professionnelles des chauffeurs (type de contrat, catégorie, adresse, langues parlées, visite médicale, etc.) et de leurs véhicules (immatriculation, marque, type, nombre de places, date de la dernière visite technique, etc.) sont enregistrées.
Les données concernant l'activité de chaque chauffeur et véhicule sont également gérées : heures travaillées, kilomètres parcourus, CA réalisés, nombre de courses refusées ainsi que les réclamations clients.
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Smart Fleet gère aussi les paramètres spécifiques des chauffeurs et des véhicules comme l’assurance, l’entretien et les pièces de rechange (établissement, responsable, montant, facturation, etc.).
Différentes alertes sont actives : date de prochaine visite technique et de prochaine révision, échéance de l'assurance, etc.
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Le module d’Administration permet de définir :
L’accès au système sécurisé par mot de passe pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs
Les paramètres et les règles de gestion :
- Algorithmes de dispatching par zone, au véhicule le plus proche, par groupe, enchère, attributs chauffeur / véhicule
- Adresses
- Types de contrat des chauffeurs, types des véhicules, etc.
- Différentes alertes
- Modes de paiement par CB, chèque, prélèvement, etc.
- Types de contraintes : nombre de sièges, type de véhicule, etc.
Les différents tarifs :
- Fixes
- Au kilomètre (prise en charge, attente, annulation, etc.)
- Par code postal
- D’abonnement de base
- Adaptés à chaque client